近來SOHO族已經漸漸取代了忙碌的上班族生活，原本的小套房也搖身一變，成了自己專屬的辦公室或是個人工作室，一來一往的文件，對於這個空間本來不大的小工作室來說，光靠一台印表機好像是不太夠的，外面日頭酷曬、風吹雨打、不時寒流來襲，為了一份文件往來於輸出店或是7-11，就算是鐵人也會倒！加上輸出成本，七除八扣後，其實賺到的遠少於所想像的，要如何才能有效減少輸出成本，加強辦公效率，讓自己的工作室成為五臟俱全的麻雀呢？

過去電腦週邊的器材真的是貴到讓人不忍心下手，以前只能印黑白的印表機也都要上千塊以上，科技進步，現在彩色印表機2000塊還有找，但是便宜雖便宜，還是不敷SOHO族的使用量，一份文件可能需要列印、掃描、影印，也可能還需要傳真到客戶手上，如果辦公室內都沒有這些相關的設備，一份文件真的就要周旋於輸出店一整天的時間了吧！是的…這次就要來探討何謂事務機，所謂的事務機倒底是有什麼功能？

事務機一詞傳言由日本字不轉譯而來的，意指為使用於辦公事項的設備，事務機可以說是近期出現的新一代輸出設備，他綜合了影印機、掃描器、印表機於一身，對於擺放空間較狹小的使用者來說，同樣一台設備可以做到一機多用的用途，就市面上事務機機種來說 列印解析度平均在1200 x 4800 dpi、掃描解析度平均是1200 x 2400 dpi、列印速度平均在 15 ~ 17 (頁 / 分)左右，除非是美術圖像文件，不然以上的規格已經很適用於一般的個人工作室或是小部門使用。現在還加入了不少的功能，像是部份機種還有加裝讀卡機，不須透過電腦直接在事務機中獨立操作，當然有了這樣的功能，列印相片當然也不是問題，還有部分的幾種除了以上功能外，還附加傳真的功能，對於需要傳真文件至外國客戶或是遠端客戶的使用者來說這功能是購買考量之一。

現在家有印表機已經不再是新聞了，一機多用才是王道，一手包辦影印、掃描、列印、傳真等…多樣式的功能，不用時常往輸出店報到，輕輕鬆鬆就可以在家處理多樣的文件。現在市面較受歡迎的有Epson、HP、Lexmark 等大廠都有生產專業的多功能事務機，使用者可以依照自己需要的功能選購，目前市面上價位大約在3000∼5000不等，至於萬開頭的多功能事務機，已經進階到供用量較大或是需要特殊功能使用者選購，叮嚀您∼當您在考量選購多功能事務機的同時，也請考量使用的需求！

也許很多人家裡或辦公室只有一台印表機，如果大家都要用的話，那該怎麼辦呢？每次都搬來搬去嗎？如果要透過區域網路，開放給多台電腦同時連線使用印表機的話，該怎麼設定呢？

以下將以區域網路中的電腦來舉例，只要這些電腦都有連到同一台IP分享器或同一台HUB集線器（透過同一個ADSL上網的），便可在區域網路中，直接存取其中一台電腦所分享出來的印表機資源，列印時，就像是在自己的電腦中列印一樣，不用再搬來搬去囉！

一、在「有裝印表機的電腦中」設定資源分享

首先，我們必須先在安裝有印表機的電腦中，進行「印表機分享」的設定。設定好分享之後，大家才可順利透過區域網路來連線到有安裝印表機的電腦，並直接透過這個分享機制，直接安裝、使用遠端的印表機。

第1步 首先，依序按下桌面左下角的〔開始〕→【印表機和傳真】，開啟「印表機和傳真」視窗後，在你已經安裝好的印表機圖示上按一下滑鼠右鍵，再點選【共用】，準備將這台印表機設定為網路共用。

第2步 接著，點選「共用這個印表機」，然後在「共用名稱」欄位中輸入這台印表機的名稱，方便辨識。設定完後，再按下〔確定〕。

第3步 設定好之後，我們可以看到原本的印表機圖示上，多出一個手的圖案，表示這個印表機已經順利開啟共用，其他在區域網路中的電腦，可以順利的取用這個印表機資源。

PS. 注意！如果你的電腦有開啟XP防火牆功能的話，請到防火牆設定頁面中，取消勾選「不允許例外」的項目，這樣，檔案及網路印表機的分享功能，才有辦法順利通過防火牆的封鎖。

二、在其他電腦遠端連線印表機

接著，我們可以到其他電腦中新增新的網路印表機，讓多台電腦可以同時共用同一台印表機來列印文件、圖片。

第1步 設定好主電腦的印表機分享後，接著，可以開始到其他遠端電腦安裝網路印表機，讓其他沒安裝印表機的電腦，也可透過區域網路來使用遠端的印表機。依序按下〔開始〕→【印表機和傳真】，準備設定印表機功能。

第2步 開啟「印表機和傳真」視窗後，在「新增印表機」上按兩下滑鼠左鍵，再按一下〔下一步〕，在這台電腦中設定新的印表機。

第3步 接著先點選「網路印表機或連接到其他電腦的印表機」項目，然後再按一下〔下一步〕，選擇使用連線到遠端的印表機。

第4步 接著點選「瀏覽印表機」項目，再按一下〔下一步〕按鈕，手動選擇目前已經開啟的網路印表機。如果你已經知道目前已有哪台電腦已經開放分享他的印表機，也可以直接在下面的欄位輸入電腦位址，或者直接連到家裡或其他網路位置上的印表機，一樣可以進行遠端列印。

第5步 接著，在「共用印表機」方框中，我們可以看到區域網路中的多台電腦，你可以一台一台瀏覽，看哪台電腦有開放出他的印表機，或者可以直接選擇之前設定好的那台電腦，讓手邊的電腦連線到遠端的網路印表機。設定好之後，再按一下〔下一步〕。

第6步 接著會出現一個警告訊息，是關於印表機名稱的問題。因為一般很少會在DOS中來使用印表機，所以暫時不修正這狀況，直接按一下〔是〕，完成印表機的設定。

第7步 新增完成後，我們便可在「印表機和傳真」的視窗中，看到多出了一個新的印表機，而這個印表機的位置是在「\\Candice」，或者標示「位於Candice」，表示這個印表機目前不是本機上直接連線的裝置，而是連線到遠端「Candice」這台電腦的印表機。不管遠端或近端都一樣，可以順利列印就OK囉！

第8步 如圖，當我們用Word或其他編輯軟體要列印時，在「印表機」的「名稱」欄位中，便可看到多出一台「\\Candice\hpofficejet 5500 series」的印表機，這就是我們剛剛所新增的網路印表機。以後，我們可以很輕鬆的本機電腦中，使用辦公室內其他電腦桌上的印表機，再也不用費力的搬來搬去囉。

收發E-mail幾乎是大家天天都會做的事，不過，要怎麼讓發出去的信件裡的「寄件者」欄位變成你喜歡的名稱呢？這個名稱在一開始設定E-mail帳號時，可能有些人會剛好有設定到，如果現在要再另外修改，讓它顯示其他暱稱、或公司名稱、部門名稱時，那該怎麼修改呢？

 ▲如圖，寄件者名稱其實可以直接掛上公司名稱、部門名稱的。

一、Outlook的設定方法

第1步 依照所使用的郵件收發軟體不同，有不同的設定方法。如果你是用Outlook來收發信，可以直接按照下面步驟來設定。首先，開啟Outlook軟體主視窗，依序按下〔工具〕→【電子郵件帳號】，準備修改E-mail帳號的設定。

第2步 先點選「檢視或變更現有的電子郵件帳號」，然後再按一下〔下一步〕。

第3步 接著在方框中點選你要修改的E-mail帳號，使其反白後，再按一下〔變更〕。這裡的每個E-mail帳號的寄件者名稱都是各自獨立的，要修改的話，也是得分開設定。

第4步 接著在「您的名稱」右邊方框輸入你喜歡的名稱，如「網境科技Brian」，然後再按一下〔下一步〕，完成設定的步驟。以後，當你用這個E-mail帳號寄信出去時，寄件者的欄位便會顯示你所設定的公司名稱、暱稱或其他你喜歡的文字。

二、Outlook Express 設定方法

第1步 如果你所使用的收發信軟體是Outlook Express的話，則可按照以下的方式來設定。開啟Outlook Express主視窗，依序按下〔工具〕→【帳戶】，準備修改E-mail帳號的設定。

第2步 先切換到〔郵件〕活頁標籤中，接著在方框中點選你要修改的帳號，使其反白後，再按一下〔內容〕對話盒。

第3步 接著，在〔一般〕活頁標籤中的「名稱」右邊，輸入你喜歡的名稱或文字，輸入完畢後再按下〔確定〕。

第4步 設定好之後，可以自己E-mail給自己測試看看。如圖，我們已經順利將自己的寄件者名稱，修改為「3Cbank密技百樂門」。以後，收到信的人，都可以直接在寄件者名稱處看到完整的訊息，不會搞不清楚這個Mary是哪個Mary囉！ ^_^